Президент РФ подписал закон, который дополняет Трудовой кодекс РФ в части электронного кадрового документооборота (ЭКДО). Что это означает и какие документы все-таки останутся на бумаге, знает Анна Иванова (АБ ЕПАМ).
Теперь компании могут издавать любые правила и положения в электронном виде, а работники могут также электронно с ними знакомиться. Взаимодействовать можно как в информационной системе работодателя, так и на государственной площадке «Работа в России», доступ к которой будет обеспечен через Госуслуги.
Работникам дано право подписывать многие документы посредством простой электронной подписи, важные документы (трудовой договор, договор о полной материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении и отзыв такого заявления, ознакомление с приказом об изменении условий труда по инициативе компании, ознакомлении с приказом о дисциплинарном взыскании) будут подписываться усиленной подписью.
Некоторые документы остаются на бумажном носителе.
В первую очередь, это приказ об увольнении, потому что он кардинально затрагивает интересы работника, а со дня его выдачи начинает течь срок исковой давности по спорам о восстановлении на работе. В настоящее время у законодателя нет данных о том, как будет функционировать система работодателя в случае увольнения неугодного работника. Однако сегодня известно, что первый шаг работодателя при любом конфликте — блокировка работнику доступа к системам компании. У дистанционных работников приказ об увольнении также существует на бумаге и должен быть выслан работнику по почте.
Во вторую очередь на бумаге остаются документы по охране труда: акты о несчастном случае на производстве, которые могут содержать подпись государственного инспектора труда, не имеющего доступ к электронному документообороту компании, и журналы прохождения инструктажа, поскольку они крайне важны при расследовании несчастного случая и их сложнее видоизменить недобросовестным работодателям.
Если работодатель хочет перейти на электронный документооборот, то он должен утвердить соответствующее положение, включающее в себя:
- описание информационной системы, в которой будут кадровые документы;
- с какой даты она будет работать;
- как туда работники могут попасть;
- какие документы там будут храниться.
О переходе на документооборот работодатель должен будет спросить письменное согласие работника. Если работник такого согласия не дал или ничего не ответил, то в отношении него документы будут готовиться по-прежнему на бумаге.
Это положение вызвало критику со стороны юристов и специалистов кадровых служб. Здесь стоит обратиться к данным Пенсионного фонда, который на начало 2021 года указал, что лишь 13% из всех работающих россиян выбрали электронную трудовую книжку, а остальные предпочли дублировать информацию о местах работы на бумажном носителе.
Спрашивать согласия на электронный документооборот не будут лишь у тех, кто будет принят на работу в 2022 году впервые, — эта норма рассчитана на молодых специалистов, у которых не возникнет трудностей с электронными платформами.
Принятый год назад закон об удаленной работе показал свою эффективность, и такие работники продолжают взаимодействовать с работодателем так, как это установлено главой о дистанционной работе.
Также становится необязательным приказ о приеме на работу, потому что он и так дублирует все, что есть в трудовом договоре.
Если сравнивать закон с тем, что было в первом чтении, то работодателям удалось отстоять возможность применения простой электронной подписи и возможность взаимодействия в своих информационных системах. Поскольку законы из социально-трудовой сферы требуют компромиссных решений всех сторон социального партнерства, то важно было услышать и мнение профсоюзов относительно сохранения ряда документов на бумаге и права выбора у работников.
Закон вступает в силу со дня его опубликования. С 1 сентября 2023 года к составу и форматам (но не к содержанию!) документов будут предъявляться единые требования, которые облегчат обработку таких документов при сдаче в архив.
Без сомнений в будущем будут сделаны более смелые шаги к цифровизации в трудовых отношениях, а кредит доверия будет повышен. Это зависит прежде всего от работодателей, которым предстоит сделать электронное взаимодействие доступным, прозрачным и интуитивно понятным.
Опубликовано в РБК Pro, https://pro.rbc.ru/news/619bb0389a7947c2beb1c844