Если работник задерживается. Работник может в силу разных причин задержаться в командировке: например, из-за нехватки времени для завершения работы; отсутствия возможности выполнить задание; временной нетрудоспособности и т. д.
Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение № 749), не содержит ограничений касательно длительности командировки, а также срока ее продления. Эти условия определяются работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей поручения. Это правило не распространяется на госслужащих. Их командировка может продлеваться в исключительных случаях, но не более чем на пять дней1.
Оформление продления командировки. Чтобы продлить срок командировки, корректировать ранее оформленные документы (служебное задание, командировочное удостоверение и проч.) не нужно. Достаточно составить приказ о продлении служебной поездки в произвольной форме. В нем следует отразить причину этого, новый срок и поручение сотрудникам бухгалтерии, чтобы работнику заблаговременно были перечислены дополнительные суточные, а также средства на оплату жилья и других командировочных расходов (п. 10 Положения № 749).
Суточные и вынужденная задержка в пути. В соответствии с п. 11 Положения № 749 дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Таким образом, даже если работник не работает во время задержки, но при этом фактически продолжает находиться в командировке, суточные подлежат выплате.
Особое правовое регулирование предусмотрено для случаев вынужденной остановки в пути, если работник командирован на территорию государства, входящего в СНГ, с которым у Российской Федерации заключено межправительственное соглашение, на основании которого в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (п. 19 Положения № 749).
Для определения размера суточных при заграничной командировке (для территории РФ и иностранных государств суточные различаются) в случае вынужденной задержки в пути необходимо определить, где именно она произошла. Если отметки о пересечении госграницы нет, то суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации на основании таких документов, как, например, справка из аэропорта о переносе вылета самолета из-за плохих метеорологических условий2.
Совмещение командировки с отпуском/выходными. На практике встречаются проблемы, связанные с возмещением расходов на проезд, если работник желает задержаться после окончания командировки в месте командирования на выходные или провести в нем свой отпуск либо, наоборот, приезжает к месту командирования заранее. Зачастую организации отказываются их возмещать работнику, поскольку получается, что по одному из билетов работник ездил в командировку, а по другому – в отпуск. Однако, исходя из многочисленных разъяснений Минфина РФ, они могут быть полностью возмещены самой организацией, ведь она понесла аналогичные расходы и вне зависимости от добровольной задержки или предварительной поездки работника для отдыха3.
Открытым остается вопрос о необходимости уплаты НДФЛ и страховых взносов с компенсации стоимости проезда, если командировка совмещается с отдыхом. Позиция Минфина РФ неоднозначна. В некоторых случаях ведомство признает оплату организацией билета со сроком приезда ранее (позднее) начала (окончания) срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, доходом работника в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). В других – допускает освобождение от уплаты НДФЛ и страховых взносов, если отпуск не длиннее командировки4.
Работодателям следует исходить из ситуации и самостоятельно принимать решение о необходимости уплаты перечисленных платежей.
Командировка работника к месту своей регистрации. В соответствии с п. 11 Положения № 749 если работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
Для законодателя критерием выплаты суточных является именно факт возможности возвращения работника к месту постоянного жительства. Следовательно, если гражданин находится в командировке, из которой он может ежедневно возвращаться к месту своей регистрации, но фактически постоянно там не проживает, то ему должны выплачиваться суточные.
Как разъясняет ВС РФ в своем решении от 04.03.2005 № ГКПИ 05-147, суточные имеют своей целью покрытие личных расходов работника на срок служебной командировки. Ведь средний заработок работнику на время командировки сохраняется, проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы оплачивается, возмещаются расходы по найму жилого помещения. Выплату же суточных работнику законодатель обусловил проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов.
Иными словами, работник не вправе рассчитывать на суточные, если едет в командировку на один день либо ежедневно возвращается к месту постоянного жительства. Исключение – случаи направления работника в командировку на территорию иностранного государства (п. 20 Положения № 749). Но в силу ст. 8 и 168 ТК РФ работодатель может установить дополнительные гарантии (выплаты) для указанных случаев.
В связи с противоречивостью судебной практики5 организации придется самостоятельно решать вопрос, будет ли она признавать суммы суточных за однодневные командировки налогооблагаемым доходом работника с учетом конкретной ситуации. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом случае решается руководителем организации, поэтому если командировка работника проходит в месте его постоянного жительства, но работодатель признал нецелесообразность его возвращения непосредственно к своему месту жительства (например, для ночевки), то суточные выплачиваются.